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Dicas para trabalhar com horários e listas de tarefas

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o título era: fazer horário e trabalhar listas de tarefas específicas (dicas da mommy), porque escrevi para minhas filhas, compartilhando conhecimentos que juntei por anos e que ainda estou aperfeiçoando. No final, acrescento aqui dicas sobre como usar o gmail (na falta de um equivalente livre, por enquanto) para ajudar nessa organização.

Esta semana, depois de anos buscando uma solução para o excesso de atividades, encontrei uma forma de sincronizar listas de afazeres com uma agenda.
Sempre gostei de ter horários para organizar a semana, ajuda a sair de um foco de concentração para outro. No entanto, isso é apenas o que decido fazer todas as semanas do semestre. Cada semana, cada dia tem muitos - raramente poucos - afazeres que são pontuais e vão surgindo da interação com o mundo, principalmente em casa (por exemplo, quando o chuveiro quebra) e no trabalho (por exemplo, quando surge um parecer para dar num mês que já não cabia nada).

Esses imprevistos detonam minha programação. E muitas vezes, para fazer o que planejei e também o imprevisto, tenho que trabalhar mais do que seria saudável.

A solução que funcionou pra mim é óbvia, simples e indolor: a) fiz um horário com categorias de atividade e b) peguei minha lista de tarefas e classifiquei-as conforme essas categorias. Como resultado, na sexta às 13h tinha concluído todas as tarefas de sexta e 50% a mais, já que concluí também as que sobraram dos dias anteriores. Isso é realmente inédito na minha vida, sempre vejo as coisas escapando para o futuro quando deviam ser passado. E o xis da questão são as categorias.

Fiquei muito contente e quero compartilhar.

A) HORARIO

Um horário tem que ser específico o suficiente para servir de referência e genérico o bastante para ser adaptável com facilidade a cada dia, sempre único e imprevisível.

Para elaborar o horário, fiz dois passos já meus velhos conhecidos:

1.o) faço uma lista de coisas que devem ser feitas toda semana, mas não uma lista qualquer, uma lista hierárquica, o que significa agrupar as tarefas conforme temas e subtemas.

Por exemplo, no lugar de escrever:
- preparar aula para a pós
- dar aula para a pós
- corrigir trabalhos da pós
- preparar aula pra graduação
- dar aula pra graduação
- corrigir trabalho da graduação
- preparar aula da especialização
- dar aula para especialização
- corrigir trabalhos da especialização

eu antes analiso e percebo que:
i) todos são trabalhos feitos para a faculdade, então essa é a categoria principal
ii) todos são trabalhos relativos a meus encargos didáticos (dar aula), então o subtema é "aulas". Não é o principal pois faço outras atividades na faculdade além de dar aula.
iii) existem coisas se repetindo: uma é {preparar aula, dar aula, corrigir trabalhos} e a outra é {pós, graduação, especialização}. Posso criar subtemas em qualquer um dos grupos, mas preferi o segundo porque, embora envolva tarefas diferentes, cada um envolve um foco e um modo de pensar específico (posso usar lógicas diferentes para agrupar subtemas em outos ramos da árvore, mas nessa devo seguir este em todos os subníveis). Então minha árvore pra essa parte da minha lista particular ficará:

faculdade---aulas
................|--pós
................|.....|---preparar aula
................|.....|---dar aula
................|.....|---corrigir trabalhos
................|--graduação
................|.....|---preparar aula
................|.....|---dar aula
................|.....|---corrigir trabalho
................|--especialização
................|.....|---preparar aula
................|.....|---dar aula
................|.....|---corrigir trabalho

É importante (embora maçante) num primeiro momento especificar o máximo de tarefas que podem ser previstas para cada subtema, isso ajuda a calcular o número de horas que cada tarefa requer, próximo passo.

2.o) Critérios de distribuição do tempo. Para esse exemplo, vou pensar no número de alunos (influencia o número de horas de correção de trabalhos), no número de turmas em cada nível e algum outro fator que possa dar mais trabalho.

Num semestre fictício (para fins de exemplo), na graduação eu tinha duas turmas, de disciplinas diferentes, com +-30 alunos cada. Na pós, uma com 30 alunos e na especialização 1 com 30 alunos. Todas turmas de 60h, então isso não precisa ser contado.

A considerar: as turmas de graduação vão participar do UEADSL, a de pós vai ter um evento particular e a de especialização não vai participar. Isso significa que gastarei mais tempo no evento com 1 turma de pós do que com 2 de graduação.

O resultado em horas semanais ideais seria algo assim (o evento entra em "dar aula"):

facul---aulas
............|--pós (total 9h)
............|.....|---preparar aula 2h
............|.....|---dar aula 5h
............|.....|---corrigir trabalhos 2h
............|--graduação (total 9h)
............|.....|---preparar aula 1h
............|.....|---dar aula 4h
............|.....|---corrigir trabalho 4h
............|--especialização (total 7h)
............|.....|---preparar aula 1h
............|.....|---dar aula 4h
............|.....|---corrigir trabalho 2h

Depois de fazer isso para todas as atividades recorrentes, profissionais e pessoais, como terapia e academia, eu rapidamente vejo que precisaria de 10 dias úteis na semana para dar conta de tudo. Então, sendo realista, passo a analisar quantas horas posso ter para cada subtema e vou diminuir as horas onde for possível. No exemplo consegui:

facul---aulas
............|--pós (total 6h)
............|.....|---preparar aula 1h
............|.....|---dar aula 4h
............|.....|---corrigir trabalhos 1h
............|--graduação (total 6h)
............|.....|---preparar aula 0h
............|.....|---dar aula 4h
............|.....|---corrigir trabalho 2h
............|--especialização (total 5h)
............|.....|---preparar aula 0h
............|.....|---dar aula 4h
............|.....|---corrigir trabalho 2h

Aí é necessário questionar a viabilidade disso. Como ter zero horas para preparar aula? Resolvo preparando tudo antes das aulas começarem, mas na pós as atualizações são necessárias o tempo todo, então não posso deixar com zero.

Como diminuir o tempo de correção de trabalhos para a metade? Se vira nos 30, Acris! Não posso mudar o número de horas do dia, só posso mudar meu jeito de fazer as coisas e excluir o que for possível. Assim encaixei as horas de aula, que estavam previstas como 25 por semana, para 17 por semana, bem mais aceitável considerando-se o resto das atividades e o total de 40h de trabalho por semana.

3.o Agora, pronto, só preciso colocar isso no horário. Mas tenho que lembrar que ele tem que ser específico o suficiente pra me ajudar na hora de saber qual a próxima atividade e genérico o bastante para que possa abarcar qualquer tarefa relativa àquele subtema. Para simplificar o exemplo, estou considerando que todas as aulas são presenciais.

Ficará mais ou menos assim:

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O horário está pronto. Como utilizar?

B) LISTA DE TAREFAS

Existem tarefas que se auto-organizam, como dar aula, mas outras que são pontuais, como corrigir exercício 2 da turma de graduação e atender aluno de pós.

Então eu preciso classificar a lista de tarefas pontuais no momento mesmo em que entra na lista e prever sua realização no dia da semana em que está prevista esse tipo de atividade:
- CORR GRAD corrigir exercício 2 da turma de graduação -> terça
- PREP POS atender aluno de pós com dificuldade -> segunda
- AULA ESPEC abrir exercício 3 no moodle da especialização -> quinta

Note que somente o primeiro é óbvio, corrigir exercício de graduação entrando em corrigir exercício de graduação. Atendimento de aluno não estava previsto, mas posso atender no horário de preparar aula de pós ou no de corrigir tarefa de pós, escolhi o primeiro porque nessa semana suposta eu teria muito exercício pra corrigir e não conseguiria encaixar o atendimento na hora de correção de exercício. Já abrir aula entraria em preparar aula, mas como tenho zero horas pra isso, posso abrir na hora da aula mesmo, quando estiver falando disso aos alunos.

Com isso, o horário orienta o foco de cada momento do dia e diz qual tarefa da lista de tarefas específicas previamente classificadas vai ser realizada naquele horário.

Isso poupa tempo porque ajuda na concentração, o foco só muda quando termino as tarefas e eu posso definir limites, como dizer pra um aluno que só posso atendê-lo na semana seguinte porque tem muitas tarefas pontuais de correção de exercícios de pós e preparo de aula.

C) GERENCIAMENTO ONLINE


Sou daquelas pessoas que trabalha online praticamente o tempo todo. Entre outras que não o fazem também é comum conectar-se o tempo todo. Bem, não precisa ser o Google se houver um outro aplicativo online que permita vincular e-mail à agenda, com criação de várias agendas. Se alguém souber de algum, seja um software para instalar em algum servidor linux ou um para ser usado online gratuitamente como o Google e seus aplicativos, avise-nos aqui, please, estará prestando a todos um importante serviço.

Basicamente funciona assim:
1.o Organize o horário no próprio Google, criando uma agenda especialmente pra isso.
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2.o
Crie outra agenda (ou use a de seu e-mail principal) para marcar compromissos com hora marcada. É bom colocar detalhes como endereço, telefone, o que precisa levar etc
Os 3 exemplos da lista de tarefas tem as seguintes características:
- o primeiro pode ser feito a qualquer hora do dia. Mesmo tendo um horário destinado a isso e que vai me guiar, é melhor mantê-lo como tarefa do que colocar no horário, dá mais flexibilidade
- o segundo - atender aluno - precisa de hora marcada. O horário vai ajudar a encaixar essa hora num dia e momento apropriados.
- o terceiro posso fazer no início da aula, melhor marcar neste horário.
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OBS IMPORTANTE: note que as categorias estão sempre em maiúsculas no início do nome da tarefa/compromisso, isso ajuda muito a agregar as tarefas/compromisso de mesmo tema, o que poupa esforço mental e nos faz, por isso, ganhar tempo (para um café ou para uma tarefa que ficou pendente, por exemplo):
- CORR GRAD ex 2
- ORIENT fulano
- AULA abrir 3 espec

3.o Associar e-mail e agenda. Este recurso tem salvado minha vida. Recebo mais de 150 mensagens de e-mail por dia e gasto um bom tempo com elas. Para não ficar o dia todo nisso - e se descuidar, fico - eu faço uma pequena supervisão que me leva às seguintes atitudes rapidamente, aproveitando que o gmail mostra o começo das mensagens mesmo sem abrir:
a) se não interessa (spam, correntes etc), deleto sem dó.
b) se for algo que deve ser trabalhado, abro:

  • se o assunto é urgente, se for rápido, faço, senão deixo na lista de tarefas do dia;
  • se o assunto exige concentração, toma tempo ou não pertence à categoria de coisas a resolver hoje, eu o vinculo à agenda do Google.

Como? Com a mensagem aberta ou marcada na lista, abra o menu Mais:
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Escolha a opção Adicionar às tarefas. Vai aparecer a lista de tarefas à direita, embaixo, na janela do gmail mesmo:
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Entro em Ed.Detalhes e vai abrir opções para editar a tarefa. O ideal é seguir estes passos a seguir:
  1. Altere o nome da tarefa, clicando sobre ela e colocando, no mínimo, a categoria à qual pertence (clique encima para editar, pode mudar tudo se quiser, isso não altera o e-mail original)
  2. escolha a data em que isso será feito. Ao clicar no espaço reservado à data aparece um calendário. É bom ter uma colinha do seu horário para lembrar quais tipos de tarefas entram em cada dia da semana. No caso do exemplo classifiquei como CORR GRAD e coloquei na quinta.
  3. posso acrescentar comentários que me ajudem a saber o que importa no e-mail vinculado, pois se estiver agrupado com outros fica mais fácil de localizar
  4. Note que o e-mail já vem vinculado.

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Não precisa salvar, pode fechar a janela em seguida ou voltar para a lista de tarefas pelo link que aparece encima e embaixo do texto acima.

E como usar isso? Basta abrir sua agenda e a tarefa estará lá:
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Quando terminar, não esqueça de marcar como feita pois é uma boa excluir as tarefas já realizadas para despoluir a agenda, especialmente se você tiver mais de 5 por dia (costumo ter mais de 15).
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Última observação: se a lista de tarefas for muito grande, complica a visualização do horário, você pode escolher não visualizar a agenda clicando nela na lista de agendas à esquerda:
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Isso logo vira hábito e você pode ganhar muito tempo toda semana.
Espero que isso ajude a alguém como me ajuda.
Miniaturas de Anexos Miniaturas de Anexos Clique na imagem para uma versão maior

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Comentários

  1. Avatar de edcomrocha
    Otimo Acris, vai ajudar muito!

    Obrigado
  2. Avatar de bjaraujo
    Eu já vinha pensando em categorizar as tarefas por contexto e atropelar (o cérebro não gasta tanto tempo e energia para comutar tarefas semelhantes).
    Meu trabalho se torna um pouco maçante por que algumas atividades têm papeis muito diferentes. Ex.: Logística, Gerência, Administração, Transporte (vejo transporte como mera etapa da logística), Construção Civil, Marcenaria etc. Cansou né?! Acho que muitos fazem isto.
    Vou tentar adaptar sua dica para usar com o wunderlist ou wunderlist + agenda e separar alguns papeis para serem atuados em dias específicos da semana pra ver se produção flui melhor.
  3. Avatar de acris
    Depois nos conta aqui, bjaraujo, se deu certo. E fala mais sobre o wunderlist, é um software livre?
    Acris

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